9割が知らないキレイな表の作成術。誰もが納得する資料を作成して修正の手間を無くそう！
こんにちは！
ゆうまです！
まだ仕事に慣れていない時って、
提出した資料がダメ出しばかりで
何回も作り直すハメになったり
することがありますよね。
何回も何回も作り直して、
いつまでも帰れないなんてことも…
表を作成したは良いけど
内容がわかりづらい。
頑張って作ったのに
大事な部分でミスをしている。
誰もが納得する資料の作成って、
意外と難しいものです。
そこで、この記事では、
誰が見てもすぐわかる表を
作成するための注意点や、
ミスが生じないキレイな表の
作り方をお伝えしていきます。
私も昔は、資料を作成するたびに
修正をしていました。
パッと見で何の情報なのか
わからなくてムダに悩む。
ミスの修正に時間がかかる。
提出しても突き返され、
作り直しで時間ばかり経ってしまう。
そんな悪循環に
嫌気がさしていました。
だから、一目で内容が
理解できるように作りたい。
ミスなく正確に完成させたい。
作り直さなくて良い
資料を作成したい。
その思いから、ネットで調べたり
他の人が作ったわかりやすい
資料を参考にしたりしながら
完成度の高い資料を作成するために
ひたすら挑戦を繰り返しました。
今からお伝えする内容は、
そんな私がたどり着いた答え。
エクセルというツールを使い、
誰もが納得する見やすい表を
作成できるようになるまでの過程で
経験し、学習した貴重な知識です。
この記事を最後まで読んで
内容をちゃんと理解し、
それをすぐに実践することで、
あなたが作る表も
一切のムダがない
素晴らしい資料になるでしょう。
すぐに理解できる表を作成したい。
ムダな悩みで時間を浪費したくない。
ミスのない、誰もが納得できる
資料を提出できるようになりたい。
そんな悩みの解決に
最適な内容になっています。
ぜひ最後まで読んで、
作り直しがない完璧な資料を
作成できるようになりましょう！
誰もが納得する資料の作り方
ではここから、具体的に
エクセルをどう使えば
修正が不要な表を作成できるか
お伝えしていきます。
セル結合しない
まず最初のポイントは、
①セル結合をしないこと。
セルを結合してしまうと、
以下のデメリットがあります。
・コピペで貼り付けられないことがある
・セルの選択がしにくい
・フィルター機能が使えない
・ワープ移動ができなくなる
このように、使いやすさとは真逆の
デメリットばかり存在するのです。
作成した表は自分だけでなく、
他の人と共有することも多々あります。
操作のしにくさは致命的な欠陥ですので、
セル結合はしないように気を付けましょう。
数値データと文字列は分ける
次のポイントは、
②数値と文字列を分けること。
円や△や『、』などの記号を
続けて入力してしまうと
関数で計算や集計ができません。
関数はデータの種類が違うと
認識できず、エラーになるからです。
どうしても記号をつけたいなら、
別の場所に単位を表記するか
書式設定のユーザー定義を設定して
見た目だけ表示するようにしましょう。
私も昔、記号を続けて入力した結果
関数を入れた所で参照エラーがおきて
全部やり直した経験があります。
かなりの時間をムダにしましたので、
数値と文字列は分けるよう注意を。
1セルは1データまで
次のポイントは、
③1セルは1データまで。
表は見やすく計算しやすいように、
1セル1データが基本です。
関数が参照できないという問題を
回避するために必要なこと。
見た目と機能性を維持したいなら、
シンプルに作りましょう。
私は初心者のころ、
セル内に情報が多いほうが
便利だと誤解した結果、
関数が機能せず入力が全部
ムダになったことがあります。
修正するために2時間。
気を付けましょう。
関数や書式設定をいろいろ設定して
機能性抜群な表であるほど、
見た目はシンプルに
見えるものです。
【1セル1データ】
大事なので覚えてください。
必ずデータ単位を記載する
次のポイントは、
④必ずデータ単位を記載すること。
そのデータの単位がなんなのかを
表記しておくことで、
自分はもちろん、
他の人が見た時にパッと理解できます。
エクセルの表は
他の人に見せる機会も多いため、
わかりやすいものを
作成するよう常に意識しましょう。
私の場合、膨大な量のデータに
単位をつけなかったがために、
作った自分が全く理解できない
表になったことがあります。
解読するのに時間がかかって
ものすごく面倒でした。
仕事で使う表であれば、
データ単位を記載しておき
自分はもちろん、いつ誰が見ても
すぐわかるように作成しましょう。
解読に悩む時間がムダです。
文字やセルを着色して目立たせる
最後のポイントは、
⑤文字やセルを着色すること。
注目したい部分に着色することで
視認性が向上します。
しかし、
色の組み合わせによっては
逆に見にくくなってしまう
こともあるため注意が必要です。
私は普段から何色も使用して
表を作成します。
枠線で囲う方法もやりますが、
一番見やすいのは背景色の変更。
視認性が向上すると
見つけるストレスが無くなるため、
注目したい文字やセルは
着色することをおすすめします。
最後に
さて、ここまで
表をキレイに整えて
ムダを省くための方法を
お伝えしてきましたが、
ただ読んだだけでは
何も変化しません。
大事なのは、今すぐ実践すること。
ここでもう一つ、
追加アドバイスを。
表をキレイに作成したいのであれば
『他の人が見やすいかどうか』
を意識すると、
整ったものが完成しやすいです。
自分の視点ではなく他人の視点で
見やすい表というのは、
間違いなく自分が
見やすい表になります。
ぜひ意識してみてください。
ここで紹介していない
私の知識はまだたくさんあります。
私の公式ラインで
全部紹介していますので、
定時退社したい方は、
ぜひそちらもご覧ください。
あなたの人生を
豊かにするための情報が満載です。
今のあなたが現時点で一番若い。
そして、挑戦に年齢は関係ない。
今から初めても遅くはありません。
少しでもやってみたいという
気持ちが発生したらチャンスです。
とにかく一度挑戦してみましょう。
まずはこの瞬間から、
未来を良くするために
一歩を踏み出しましょう！
その一歩があなたの人生を
大きく変えるかもしれません。
あなたの人生がますます
幸せなものになることを願って。
最後まで見ていただき
ありがとうございました。
ゆうまでした！
